11月13日晚上7时，中国广场舞大赛组委会暨领队教练员、裁判长联席会在荆州举行。国家体育总局社会体育指导中心业务一部项目主管杨希，荆州市文化和旅游局群体科科长陈清和、2019年中国广场舞大赛裁判长张敏等参加会议。

会上，陈清和科长就本次大赛前期筹备工作从竞赛组织、后勤保障、医疗救护，赛事安全等四个方面一一作了汇报，杨希主管就本次大赛纪律提出了提出了几点要求，张敏介绍了2019年中国广场舞大赛(湖北·荆州)竞赛规则，并组织全国25支广场舞代表队抽签决定出场顺序，确定采取裁判现场评分方式，按照规定套路和自选套路得分之和为参赛队最后得分，以参赛队最后得分排列名次，前三名的队伍将获得参加总决赛资格。获奖队伍，将颁发奖杯、证书及奖金。此外，要求参赛音乐时长为3分30秒至4分30秒。

会后，领队教练员、裁判长就比赛中的细节问题开展了进一步的交流，以保证比赛的顺利进行。